時間管理法の講義まとめ

この記事は、Udemyのプロの仕事上手のための時間管理法という講座を視聴してまとめたものです。

時間管理の王道#

1. 他の人より多くの時間を投入する（不要な時間を減らす）
2. 天才性を活用する（他の人より短い時間で解決する）

結局、残業を多くすれば成果は出ます。しかし、毎日このようにはできません。長期間適用可能な残業を減らす方法とコツを動画で紹介しています。

社会人の成長過程#

1. 新入社員（2-3年目）：資料の調査・収集
2. 主任（4-5年目）：資料の構造化・データベース化
3. 課長／部長／チームリーダー：資料分析、インサイト形成、意思決定

社会人の成功過程3段階：データ収集 -> インフォメーション収集 -> 意思決定の構造形成
成功過程にかかる時間を短縮するスマートワークシステムを構築する必要があります。最近はこの過程を自動化という言葉でよく表現します。

スマートワークに必要な絶対条件 -> 物理的な時間の投入
物理的な時間を短縮するには -> 自分だけのTool & Systemを構築する
Tool & Systemの必要な理由 -> 短時間での能力強化
時間管理の核心 -> スマートなツール
スマートツール（物理的ツール、ソフトツール）の役割（機器、ショートカットキー、方法など） -> 時間短縮

カレンダーは他者との約束（ミーティング、会議など）
タスクは自分との約束（必ずやるべきこと、明日やるべきことなど）

やることリスト管理の重要なTip

• やるべきことを忘れないように記録する（やること＋スケジュールを統合記録）
• 仕事の優先順位を決める
• やることとスケジュールを統合して記録する
• 10分以内でできることを先に処理する

メール管理Tip

• 返信が必要なメールだけ残しておく（アーカイブを利用、重要マーク）
• 退社時に返信すべきメールを0件にする

仕事の優先順位
重要度高、緊急度高：すぐやる - 重要かつ急ぐ仕事 - 第1優先
重要度高、緊急度低：後回し - 重要だが、ゆっくりやってもよい仕事
重要度低、緊急度高：お願いする - 急ぐが、それほど重要でない仕事
重要度低、緊急度低：遅らせる - 急ぎでもなく、重要でもない仕事

社会人の立場で仕事の重要度はどう判断するのでしょうか？指示した人がより把握しています。
しかし、自分で判断できる基準があるなら先にやりましょう - 第0優先：10分以内に終わる仕事！

第0優先の業務処理のメリット

1. チームの助けになる業務効率が向上します
2. 溜まった状態ではなく減っていく業務により、業務集中度が向上します（多すぎる業務は感情に悪影響を与えます）

人は周囲の期待と関心、応答に応じて行動します。業務は忘れないでこそ遂行できます。業務を空にできてこそストレスがなくなります。

講師が使うカレンダーと一般のカレンダーの違い

• やることを分類できる色が存在する
• カレンダーの内容にファイルや詳細な説明が存在する

自分だけの基準を作って分類します。
カレンダー - 単なるスケジュール管理ツールではなく、過去を振り返るメディア

議事録作成の必要性
会議の目的やテーマなどを素早く思い出せる。生産的で効率的な会議運営が可能になります。

自分だけの業務教科書、プロジェクト日記を書く#

業務日記をまとめておけば、振り返る際に具体的な証拠としても活用できます。

業務教科書作成のメリット

• 問題点を把握するインサイトの形成
• 生産性向上のための知識習得
• 立体的な視点から問題把握が可能

記録してきた内容は学びのための資料です。プロジェクト経験は学びの機会です。

記録のデジタル化のメリット

• 経験を学びの機会に転換
• 自分の経験を自分の知識に転換

生産的な会議運営と議事録整理術#

最高の会議

• 会議は簡潔に進行する
• 会議にかけた時間とコストが惜しくないようにする
• 会議の結果は行動につながるようにする
• 会議は現実的な結論を出すようにする
• 会議は時間的な計算があるようにする

指示型会議

• 明確なメッセージの伝達
• 会社の戦略方向の伝達

会議の目的に応じて会議の運営方式も変更する必要があります。

スタンディング業務報告会議のメリット

1. 長時間の進行が難しいため、不要な時間を短縮
2. 核心的な内容のみ言及して効率性向上

議事録の書き方#

会議のタイトルとテーマ、会議の目的、時間、作成者、出席者というメタデータを記載します。
内容：会議内容の中で雑談や個人的な内容は書かず、事実のみを記載します。
結論：会議を通じて出た決定により、社員がどのような行動をするか計画を書きます／どの部署がいつまでに結果を示すかについての内容を入れる必要があります。
コメント：発生したイベント、残念な点や補足説明のための考えと主観を記載します。自分の考えや、やることになるかもしれない業務を書くスペースです。

構造的思考のためのマインドマップ整理法#

分類を通じて優先順位を選別します。随時確認して各報告書や戦略と相互作用できます。レビューする過程で思考の枠組みがより構造化されます。
木ではなく森を見る、全体の流れを一目で把握すること

時間管理のための業務習慣づくり#

職場では世代間のギャップが発生し、コミュニケーションの方式が異なります。どの状況でどのツールを使うかがコミュニケーションを代替できます。
業務指示の問題 -> どう伝えるか？どう受け取るか？

業務報告の解決策

• 5W1Hで詳細に確認する
• 優先順位の調整と質問を習慣化する
• 業務の進捗状況を中間報告する
• 数字とダイアグラムを利用する

業務指示者の改善点

• 遂行者に十分な背景説明が必要
• 仕事の開始・終わりより中間チェックを頻繁に行う
• 文書の書式とサンプル文書を提示する
• 業務量・業務能力を判断して仕事を割り振る

Talent is luck. The important thing in life is courage.

— Woody Allen