이번 글은 Udemy에서 프로 일잘러를 위한 시간 관리법이라는 강의를 보고 정리한 글이에요.
시간관리의 왕도#
- 남들보다 더 많은 시간을 투입하기(불필요한 시간 줄이기)
- 천재성 활용하기(남들보다 짧은 시간에 해결하기)
결국 야근을 많이 하면 성과가 생기긴 해요. 그러나 이렇게 매일 할 순 없어요. 장기간 적용 가능한 야근을 줄이는 방법과 팁을 영상에서 소개해요.
직장인의 성장 과정#
- 신입사원 (2-3년차): 자료 조사 및 수집
- 대리 (4-5년차): 자료 구조화 및 데이터베이스화
- 과장 / 부장 /팀장급: 자료 분석, 인사이트 형성, 의사결정
직장인의 성공과정 3단계: 데이터 수집 -> 인포메이션 수집 -> 의사결정의 구조 형성
성공 과정에 드는 시간을 단축하는 스마트워크 시스템을 구축해야 해요. 요즘은 이 과정을 자동화라는 말을 많이 해요.
스마트워크에 필요한 절대적 조건 -> 물리적 시간 투입
물리적 시간을 단축하려면 -> 나만의 Tool & System 구축하기
Tool & System의 필요한 이유 -> 단시간 내 역량 강화
시간 관리의 핵심 -> 똑똑한 도구들
스마트 도구(물리적 도구, 소프트 도구)의 역할(장비, 단축키, 방법 등) -> 시간 단축
캘린더는 남과의 약속 (미팅, 회의 등)
태스크는 나와의 약속 (꼭 해야 할 일, 내일 해야 할 일 등)
할 일 관리의 중요 Tip
- 해야 할 일을 잊지 않도록 기록하기 (할 일 + 일정을 통합 기록)
- 일의 우선순위 정하기
- 할 일과 일정을 통합하여 기록하기
- 10분 이내로 할 수 있는 일을 먼저 처리하기
메일함 관리 Tip
- 응답이 필요한 메일만 남겨 놓기 (보관함을 이용, 중요 표시)
- 퇴근 시 답장할 메일 0개 만들기
일의 우선순위
중요도 높음, 시급성 높음: 바로 하기 - 중요하면서 급한 일 - 1 순위
중요도 높음, 시급성 낮음: 미루기 - 중요하지만, 천천히 해도 되는 일
중요도 낮음, 시급성 높음: 부탁하기 - 급하지만, 덜 중요한 일
중요도 낮음, 시급성 낮음: 늦추기 - 급하지도 않고, 중요하지 않은 일
직장인의 입장에서 일의 중요도는 어떻게 판단하는 걸까? 시킨 사람이, 지시한 사람이 더 잘 알아요.
그러나 내가 판단할 수 있는 기준이 있다면 먼저 해라 - 0 순위: 10분 안에 끝낼 수 있는 일!
0 순위 업무 처리 시 장점
- 팀의 도움이 되는 업무 효율성이 증가해요
- 쌓여있는 상태가 아닌 줄어드는 업무로 업무 집중도 향상 (너무 많은 업무는 감정의 악영향을 줘요)
사람은 주변의 기대와 관심, 부응에 따라 행동해요. 업무는 까먹지 않아야 할 수 있어요. 업무를 비울 수 있어야 스트레스가 없어요.
강사가 사용하는 캘린더가 일반 캘린더와의 차이점
- 할 일을 분류할 수 있는 색상 존재
- 캘린더 내용에 파일 및 자세한 설명 존재
나만의 기준을 만들어서 분류해요.
캘린더 - 단순 스케줄 관리 수단이 아닌 과거를 복기하는 매체
회의록 작성의 필요성
회의의 목적, 주제 등을 빠르게 상기 가능. 생산적이고 효율적인 회의 운영이 가능해요.
나만의 업무 교과서, 프로젝트 일기 쓰기#
업무 일기를 정리해 두면 복기할 때 구체적 증거로도 활용할 수 있어요.
업무 교과서 만들기의 장점
- 문제점을 파악하는 인사이트 형성
- 생산성 향상을 위한 지식 습득
- 입체적 관점에서 문제 파악 가능
기록했던 내용들은 나의 배움을 위한 자료예요. 프로젝트 경험은 배움의 기회예요.
기록의 디지털화 장점
- 경험을 배움의 기회로 전환
- 나의 경험을 온전한 나의 지식으로 전환
생산적인 회의운영과 회의록 정리 기술#
최고의 회의
- 회의는 간단하게 진행
- 회의한 시간과 비용이 아깝지 않도록
- 회의의 결과는 행동으로 연결되도록
- 회의는 현실적인 결론을 내도록
- 회의는 시간적인 계산이 있도록
지시성 회의
- 명확한 메시지 전달
- 회사의 전략 방향 전달
회의 목적에 따라 회의 운영 방식도 변경되어야 해요.
스탠딩 업무보고 회의의 장점
- 장시간 진행이 어려워 불필요한 시간 단축
- 핵심적인 내용만 언급하여 효율성 증가
회의록 작성법#
회의 제목과 주제, 회의 목적, 시간, 작성자, 참석자라는 메타데이터를 작성해요.
내용 : 회의 내용 중 농담이나 개인적인 내용은 적지 않고 사실만을 적어요.
결론: 회의를 통해 나온 결정으로 직원들이 어떤 행동을 할지 계획을 써요 / 어떤 부서가 언제까지 결과를 보여줄지에 대한 내용이 들어가야 해요.
코멘트 : 발생했던 이벤트, 아쉬운 점이나 부가 설명을 위한 생각과 주관을 적어요. 내 생각과 하게 될 수도 있는 업무를 적는 공간이에요.
구조적 사고를 위한 마인드맵 정리법#
분류를 통해 우선순위 선별해요. 수시로 확인해서 각 보고서 및 전략과 상호 작용할 수 있어요. 리뷰하는 과정에서 생각의 틀이 더 구조화돼요.
나무가 아닌 숲 보기, 전체 흐름을 한눈에 파악하는 것
시간관리를 위한 업무 습관 들이기#
직장에서는 세대 차이가 발생해 커뮤니케이션의 방식이 달라요. 어떤 상황에서 어떤 툴을 쓰는가가 커뮤니케이션을 대체할 수 있어요.
업무 지시의 문제 -> 어떻게 전달하는가? 어떻게 전달받는가?
업무보고의 해결책
- 5W, 1H로 상세하게 확인해요
- 우선순위 조정과 질문을 생활화해요
- 업무 진척도와 상황을 중간보고해요
- 숫자와 다이어그램을 이용해요
업무 지시자의 아쉬움
- 수행자에게 충분한 배경 설명이 필요해요
- 일의 시작, 끝보다 중간 점검을 자주 해요
- 문서 양식과 샘플 문서를 제시해요
- 업무량, 업무력을 판단해 일을 시켜요
Talent is luck. The important thing in life is courage.
— Woody Allen
